Поощрение за высокую производительность и безупречный труд может быть материальным и нематериальным. Ко второму виду поощрений относится, в том числе, награждение почетной грамотой. Регулируется оно специальными внутренними актами. Само награждение осуществляется на основании распоряжения. А потому руководитель для поощрения специалиста должен издать приказ о награждении почетной грамотой.

ФАЙЛЫ

Цели и функции поощрения

Многие работодатели пренебрегают важностью нематериального поощрения, предпочитая выдавать премии. Однако нематериальные формы поощрений также очень важны. Награждение сотрудника почетной грамотой осуществляется для достижения этих целей:

• Выражение признательности сотруднику.
• Мотивация работника к дальнейшей успешной деятельности.
• Повышение лояльности сотрудника.

Виды морального поощрения зафиксированы в статье 191 ТК РФ. Помимо награждения грамотой в статье упомянуто объявление благодарности, присвоение статуса «Лучший по профессии». Кроме того, работодатель может разработать другие формы поощрения. Их нужно зафиксировать во внутренних актах. К примеру, это может быть бесплатное направление на лекции и конференции.

Особенности награждения почетной грамотой

Как правило, к награждению грамотой привлекаются сотрудники с этими заслугами:

• Добросовестность.
• Достижение высоких трудовых показателей.
• Продолжительная работа в компании.
• Успешное решение сложных задач.

Руководителю рекомендуется разработать положение о награждении почетной грамотой. В нем нужно зафиксировать критерии определения сотрудников, которых будут награждать. В положении можно зафиксировать порядок награждения. Если наградить нужно специалиста подразделения, представление оформляется руководителем этого подразделения. Представление направляется руководителю компании.

Награждение выполняется на основании приказа руководителя. Грамота вручается, как правило, в торжественной обстановке. Вручением занимается руководитель фирмы. Руководитель имеет право награждать специалистов грамотами отраслевых ведомств. Процедура регулируется различными приказами, в зависимости от отрасли. К примеру, это приказ Минкультуры №195 от 17.05.2005 года «О почетной грамоте архивного агентства».

Характеристика для награждения

Распоряжение руководителя – это заключительный документ, предшествующий процедуре награждения специалиста. Однако перед его оформлением нужно создать ряд других документов. Это представление к награждению и характеристика. Последняя представляет собой характеристику специалиста. Из нее можно сделать вывод об основаниях для награждения. В документе содержится эта информация:

• Профессиональные показатели.
• Деловые качества.
• Личные качества.
• Заслуги перед компанией.

Составлением характеристики занимается непосредственно руководитель награждаемого сотрудника.

Составление приказа о награждении

Форма распоряжения о награждении почетной грамотой законом не установлена. А потому документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны быть обязательные сведения:

• ФИО и должность награждаемого сотрудника.
• Основания для награждения (к примеру, выполнение сложной работы, добросовестный труд в течение продолжительного времени).
• Документы, на основании которых производится процедура (к примеру, представление).

Также в распоряжении может содержаться дополнительная информация. К примеру, можно назначить лиц, ответственных за награждение.

Образец

ООО «Кошкин дом»

Приказ №88-А

г. Новосибирск

О награждении сотрудника почетной грамотой

На основании локального положения №44-р, за перевыполнение плана продаж и добросовестную работу

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Наградить менеджера по продажам Грибова О.Л. почетной грамотой.
2. Руководителю структурного подразделения Жарову К.К. провести награждение грамотой в торжественной обстановке.

Гендиректор Солнцев А.А. (подпись)

С приказом ознакомлен:

Жаров К.К. (подпись)

Одной из форм признания трудовых заслуг работников предприятия является денежное или иное поощрение. Применение поощрений является правом, а не обязанностью работодателей. Решение принимает исключительно работодатель, исходя в т.ч. из финансовых возможностей организации. Для вступления данного решения в силу необходимо утвердить приказ о поощрении работника.

С какой целью работодатель поощряет сотрудников

Премирование персонала регулируется рядом статей Трудового кодекса РФ (ст. ст. 135, 191ТК РФ). Но в трудовом законодательстве ничего не сказано о размере и периодичности выплаты денежных вознаграждений, а также способе их выплаты. Мотив поощрения в приказе на премию может быть следующим:

добросовестное выполнение работником возложенных на него обязанностей;

повышение эффективности труда;

высокие достижения в работе;

продолжительная и безупречная работа в компании и др.

Также мотивировка приказа может быть связана с трудовыми достижениями в определенной отрасли или профессиональными праздниками. Например, приказ о поощрении учителя может содержать формулировку «за эффективность в методической работе и высокие показатели успеваемости», премирование строителей может производиться «в связи с высокими показателями в работе и профессиональным праздником – Днем строителя» и т.п.

Ст. 191 ТК РФ предусматривает не только выплату денежных премий сотрудникам, но и другие варианты поощрений: награждение почетной грамотой, вручение ценного подарка, объявление благодарности, представление к званию «Лучший по профессии». Желательно, чтобы процесс поощрения работников носил публичный характер и был проведен в торжественной обстановке. Благодаря этому у других сотрудников появится мотив в повышении эффективности труда.

Порядок оформления поощрений должен быть прописан во внутренней документации организации («Положении о премировании », Правилах внутреннего распорядка и т.п.).

Приказ о поощрении

Приказ о поощрении, образец которого можно найти далее, относится к приказам по личному составу. Если реализация данного распоряжения связана с премированием – его надо передавать в бухгалтерию. Срок хранения приказа – 75 лет.

В организациях распоряжение о поощрении обычно составляется по форме № Т-11 или Т-11а (для нескольких сотрудников сразу). Унифицированная форма приказа о поощрении утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Также документ можно составлять в свободной форме.

Порядок поощрения персонала следующий:

руководитель подразделения или профсоюзный орган направляют руководству организации докладную записку (или решение профсоюза) о награждении конкретного сотрудника;

руководство организации ставит на документе отметку о принятом решении и указывает срок его исполнения;

сотрудники отдела кадров издают приказ о поощрении сотрудников и передают его высшему руководству на одобрение;

после утверждения приказа руководителем с ним надо ознакомить сотрудника под роспись.

Унифицированная форма документа: обязательно ли применять?

С 1 января 2013 года использовать утвержденные законодательством формы документов, содержащиеся в «Альбомах унифицированных форм» не обязательно (за исключением некоторых первичных документов). Запрета на их использование также не существует. В связи с этим негосударственные организации имеют право решать, применять ли им унифицированные формы или использовать бланки документов, разработанных самостоятельно (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Приказ о поощрении является важным бухгалтерским документом , поэтому в нем должны быть указаны установленные законом реквизиты, согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухучете».

Составление приказа по унифицированной форме Т-11

Приказ о премировании (денежном или ином) сотрудника организации по форме Т-11 заполняется следующим образом:

В верхней части документа указывают название организации и код по ОКПО.

Вносятся сведения о поощряемом сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение, табельный номер).

Указывается мотив и вид поощрения.

Если поощрение носит материальный характер – указывают сумму денежного вознаграждения (цифрами и прописью). Если поощрение не денежное, эту строку можно удалить из документа.

Затем надо указать название документа, ставшего основанием для составления приказа (представление, ходатайство, решение профсоюза и др.).

Приказ о денежном поощрении (или ином) подписывает руководитель организации. Работник, о котором идет речь в распоряжении, должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись. С приказом также должно быть ознакомлено под подпись лицо, ответственное за начисление премиальных выплат или за оформление иного поощрения сотрудника (к примеру, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и т.д.).

Составление приказа в произвольной форме

Для того, чтобы распоряжение имело юридическую силу, в нем следует указать следующие сведения:

наименование документа;

номер и дату составления;

наименование юридического лица или ИП;

Ф.И.О. и должность поощряемого сотрудника;

мотив поощрения и его вид;

для денежной премии – ее размер (в числовом варианте и прописью);

Ф.И.О. и должность лица, утверждающего приказ.

Порядок ознакомления с приказом аналогичен приведенному выше.

О награждении почетной грамотой издается директором компании для поощрения наемного сотрудника, который показал высокую производительность труда, отличное качество выполняемой работы и т.д. Это распорядительный документ, без которого не обходится официальное награждение работника и внесение соответствующей записи в трудовую книжку. Это мера нематериального стимулирования трудящихся за успехи в их профессиональной и общественной деятельности.

Виды поощрения трудящихся

В руках руководителя компании находятся различные инструменты награждения сотрудников, и в каждой конкретной ситуации он имеет право применить одну (несколько) из следующих мер стимулирования деятельности трудящихся:

• назначение денежной премии;
• выдача почетной грамоты;
• благодарность в устной/письменной форме;
• вручение ценного подарка (к примеру, путевки на отдых в санаторий, абонемента в спортивный клуб, бытовой техники и пр.);
• помещение фотографии трудящегося на доску почета;
• повышение качества условий трудовой деятельности;
• присвоение званий/статуса лучшего работника;
• направление на заграничную стажировку, семинар, конференцию и пр.

После получения желаемого вознаграждения работник будет готов к достижению новых успехов в своей профессиональной деятельности.

Что такое почетная грамота

Почетная грамота представляет собой документ, который выдается сотруднику организации за его достижения как в трудовой деятельности, так и в общественной. Это эффективная мера повышения мотивации труда всего коллектива компании, которая стимулирует его к более продуктивной работе. Она не предусматривает материального вознаграждения и относится к моральным мерам поддержки работников фирмы.

Процедура поощрения должна происходить в порядке, регламентированном государственными нормативно-правовыми актами. Она предусматривает обязательный выпуск о награждении почетной грамотой.

Почетные грамоты бывают двух типов:

1. Установленные локальными актами организации. Директор компании выделяет достойную кандидатуру для награждения и оформляет соответствующее распоряжение.
2. Вручаемые органами гос. власти. В данном случае работник получает благодарность за свой труд не от нанимателя, а, например, от администрации города.

В обеих ситуациях в трудовую книжку специалиста вносится запись о присвоении почетной грамоты.

Такая форма нематериального поощрения, как удостаивание работника почетной грамотой, позволяет достигнуть следующих целей:

• проявление признательности по отношению к трудящемуся за качественно выполненную работу;
• мотивирование сотрудника к эффективной профессиональной деятельности;
• укрепление лояльности трудящегося к выполняемой работе и фирме-нанимателю.

Сотрудник, удостоившийся почетной грамоты, как правило, обладает такими заслугами, как:

• добросовестное отношение к исполнению своих профессиональных обязанностей;
• высокие трудовые показатели;
• длительная работа в организации;
• умение успешно решать сложные профессиональные задачи и др.

Нанимателю следует заранее подготовить локальное положение о вручении сотрудникам фирмы почетных грамот. Этот документ должен предусматривать те параметры, по которым будут определяться сотрудники для награждения грамотой, а также описывать саму процедуру поощрения. Как правило, если награждается специалист подразделения компании, то ходатайство подготавливается менеджером данного структурного подразделения. Если в «Положении о поощрении сотрудников» не прописан срок подачи представления, то данная бумага должна быть передана руководителю не позднее чем за четырнадцать дней до момента наступления события. В дальнейшем представление передается ген. директору организации, который должен издать соответствующий распорядительный документ. Вручение грамоты, чаще всего, производится директором в торжественной обстановке.

Характеристика для награждения

Прежде чем ген. директор издаст распоряжение о выдаче почетной грамоты какому-либо сотруднику, предварительно подготавливаются два документа. Первый – это представление на награждение, а второй – характеристика поощряемого специалиста. На их основе делается вывод об основании для назначения данного типа нематериального стимулирования сотрудника. Обычно характеристика составляется непосредственным начальником поощряемого работника.

В характеристику включаются следующие сведения:

• показатели профессиональной деятельности работника;
• личностные качества специалиста;
• деловые качества сотрудника;
• заслуги/достижения перед фирмой;
• стаж работы в компании;
• уровень образования и пр.

Составление распоряжения о награждении

Особенности разработки приказа о награждении почетной грамотой:

• имеется унифицированная форма бланка данного типа (Т11 – для одного сотрудника, Т11а – для группы сотрудников);
• допускается применение внутрифирменной формы приказа о награждении;
• в распоряжении должны содержаться все атрибуты, характерные для документов данного класса;
• при разработке распоряжения должны быть приняты во внимание актуальные нормы делопроизводства.

Важно, чтобы в приказе содержалась следующая информация:

• полное имя поощряемого специалиста и его должность;
• наименование структурного отделения, в котором работает награждаемый сотрудник;
• формулировка основания для присвоения грамоты (например, выполнение сложного задания, перевыполнение плана);
• бумаги, которые лежат в основе выпуска приказа (например, ходатайство непосредственного начальника поощряемого специалиста и характеристика).

Также в распоряжении должны присутствовать такие реквизиты, как полное наименование фирмы, день и место разработки , подпись генерального менеджера и пр. В качестве дополнительной информации может быть указано лицо, ответственное за процедуру награждения.

В одном приказе могут совмещаться различные виды наград (к примеру, выплата премии, вручение грамоты и вещественный подарок).

Наиболее популярные формулировки оснований для вручения почетной грамоты:

• за мастерство/профессионализм;
• за длительное сотрудничество и качественное исполнения профессиональных обязанностей;
• за безупречное выполнение рабочих функций;
• за успешное выполнение сложного задания;
• за высокую производительность труда;
• за перевыполнение плана.

Самый эффективный способ замотивировать сотрудника на отличный результат – оценить его работу и признать личные заслуги через персональное поощрение. Реализовать это необходимо через официальный распорядительный документ. Этот документ связан не только с кадровым учетом, но и с финансовым. Распоряжение служит первичной учетной документацией, к составлению которой предъявляются конкретные требования. Рассмотрим, как корректно подготовить приказ в целом и на примере заполненного образца.

Поощрение работника: варианты

Ваш сотрудник хорошо работает? Вы, как работодатель, вправе индивидуально поощрить его. Такая возможность предусмотрена на законодательном уровне. Поощрение по статье 191 ТК РФ возможно:

• денежной выплатой – премирование;
• материальным образом – вручение ценного подарка;
• нематериальным способом – объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего в профессиональной сфере.

Перечень награждений за трудовые успехи можно расширить, например, это может быть награждение туристической путевкой, размещение фотографии на доске почета. Прочие виды стимулирования предусматриваются коллективным договором, регламентом трудового порядка и дисциплины, Уставом организации.

Работодатель может применить сразу несколько типов награждений. За особо выдающиеся трудовые заслуги перед государством и обществом предусмотрено представление к государственным наградам.

Важно: поощрение сотрудника – это индивидуальное стимулирование, ежемесячные премии, регламентированные внутренним порядком премирования, к нему не относятся.

Чтобы премиальные выплаты классифицировались как поощрительные, должны быть утверждены конкретные обстоятельства для их назначения, например:

• достижение определенного трудового стажа в целом и на данном предприятии в частности;
• день рождения, юбилейная дата награждаемого;
• высокие показатели работы и пр.

Мотив стимулирования обязательно указывается в распоряжении о поощрении.

О том, какие личные и профессиональные компетенции директора влияют на развитие бизнеса и рост эффективности производительности коллектива, читайте в статьях:

Подготовительная процедура

Издание приказа о поощрении предваряет представление к поощрению, составляемое в произвольной форме. Непосредственный начальник награждаемого сотрудника указывает в служебной записке:

• персональную информацию о поощряемом лице (Ф.И.О., подразделение, должность, табельный номер);
• данные о стаже, передвижениях по службе, достижениях, наградах;
• характеристику личных и деловых качеств.

Ознакомившись с запиской, руководитель компании налагает одобрительную резолюцию, указывает срок и ответственных за исполнение. Служебное представление с резолютивной надписью служит основанием для оформления приказа о поощрении. Документ такого рода относится к распоряжениям по личному составу с установленным сроком хранения в 75 лет.

Распоряжение о поощрении работников: образец

С 2013 года применение официально утвержденных форм первичной документации по кадровому учету и оплате труда стало не обязательным. Однако на практике удобно воспользоваться вариантами № Т-11 и № Т-11а, предложенными Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм …». Форма № Т-11 предусмотрена для распоряжения по одному сотруднику, а №Т-11а – для 2-х и более работников.

Не будет нарушением применения собственного бланка при условии соблюдения указания стандартных реквизитов приказа, данных о работнике и конкретного основания поощрения. В приказе обязательно указывается вид вознаграждения и при поощрениях неденежного характера допускается исключение поля «сумма» из ф. № Т-11.

Приказ подписывает руководитель (уполномоченный руководством исполнитель), после чего с документом ознакомляют сотрудника под личную подпись. На основании распорядительного документа факт поощрения записывается в личную карточку и трудовую книжку. Приказ направляется в бухгалтерию для составления документов о выдаче награждения.

Как видно, даже один приказ требует много формальных действий и официальных бумаг. Все эти функции может взять на себя аутсорсинговая компания . Главбух Ассистент решает не только задачи бухгалтерского учета, но и кадровые вопросы.

Заполненный образец приказа о поощрении работника