Для работодателей, которые хотят повысить эффективность экономической деятельности, хорошим решением может стать оптимизация рабочего места сотрудников. Оптимизация рабочего места – это комплекс процедур, направленных на увеличение продуктивности труда, снижение расходов и повышение прибыли компании в итоге, однако она обладает также рядом и иных косвенных позитивных воздействий. Наиболее распространенной сейчас является оптимизация рабочего места по системе 5S – она достаточно проста для понимания и может быть с одинаковым успехом применена как в офисе, так и в производственном цеху.

Оптимизация рабочего места – что это такое

Процесс оптимизации представляет собой улучшение какого-либо процесса путем достижения наилучшего соотношения между его позитивными и негативными сторонами. В бизнесе чаще всего под оптимизацией подразумевается повышение дохода при уменьшении расходов ресурсов. Соответственно – оптимизация рабочего места представляет собой процесс, при котором само рабочее место избавляется от своих негативных черт и расходов, и позволяет повысить эффективность труда занятого на нем сотрудника.

Процесс оптимизации рабочего места затрагивает множество аспектов трудовой деятельности и подразумевает раз ичные механизмы реализации. Но в первую очередь, данная процедура касается следующих особенностей труда:

• Безопасность . Более безопасное рабочее место снижает издержки работодателя. Таковые могут быть связаны как со штрафами и иными санкциями контролирующих органов, если рабочее место не соответствует государственным нормативам, так и просто с повышенными рисками для работника, которые впоследствии могут сказаться на всей деятельности предприятия.
• Время . Оно является одним из основных ресурсов сотрудника. И, соответственно, неэффективное использование времени, обеспечиваемое плохой оптимизацией рабочего места, прямо влияет на общую результативность труда работника, а значит – и на его экономическую эффективность для работодателя.
• Комфорт . Оптимизированное рабочее место также позитивно влияет и на общее состояние работников, уровень их психологической удовлетворенности, что также может напрямую сказываться и на общей производительности труда.
• Денежные затраты . Процесс оптимизации рабочего места позволяет снизить и прямые расходы на обеспечение трудовых условий для сотрудников – этот аспект также следует рассматривать достаточно плотно.

С правовой точки зрения, процедура оптимизации рабочего места практически никак не рассматривается. Единственные законодательные требования касаются правил безопасности и санитарно-гигиенических нормативов СанПиН и СНиП по обеспечению трудовых условий и организации рабочих мест.

Оптимизация рабочего места по системе 5S

Система 5S, используемая для оптимизации рабочего пространства, как и множество иных достижений в сфере управления персоналом, зародилась в Японии. Как и , она была инициирована в первую очередь самими сотрудниками и рассмотрена впоследствии руководством. Данная система является достаточно простой и универсальной, что позволяет использовать её практически любому работодателю вне зависимости от сферы его деятельности. Система 5S базируется на пяти основных принципах, которые могут быть также аналогично истолкованы с помощью русских слов, начинающихся на букву «С». Выглядят они следующим образом:

В целом, система 5S для оптимизации рабочего места затрагивает не только конкретные рабочие места трудящихся, но и организацию обустройства всех помещений и территории предприятия – она может быть применена как непосредственно к местам работы конкретных сотрудников, так и к помещениям общего пользования. Применение этой системы упрощает процедуру инвентаризации и дает возможность реализовать все остальные позитивные стороны оптимизации рабочего места без излишних усилий со стороны работодателя.

Особенности оптимизации рабочего места в офисе или в производственных помещениях

Работодателям следует понимать, что оптимизация рабочего места в офисе должна проводиться совсем по иным принципам, чем оптимизация рабочего места в цеху или на ином производстве. Поэтому её внедрение должно происходить с учетом множества дополнительных факторов. Далее будут приведены простые рекомендации, которые может использовать каждый работодатель в различных ситуациях:

Процедура оптимизации рабочего места является частной составляющей процесса организации рабочих мест, их оснащения и обслуживания, и может легко быть интегрирована в них, если они уже имеют надлежащее оформление.

Бывает порой, что работается легко и просто, любое задание по плечу. Решается одна сложная задача за другой. А бывают дни, когда ничего не получается, даже самое элементарное. При выполнении любой работы важна продуктивность и эффективность. Одним из способов их увеличения является улучшение условий труда, а именно правильная организация рабочего места.

Приобретите лампочки с белым светом

Если вы заметили, продуктивность возрастает к вечеру, чтобы ее увеличить используйте лампочки не с желтым, а с белым светом. Желтый свет мягче и заставляет расслабиться, в то время как белый свет ярче и способствует концентрации над выполняемой задачей.

Дневной свет

Первое, что нужно сделать, чтобы увеличить продуктивность, это установить рабочий стол так, чтобы большую часть дня его освещал дневной свет. Он играет важную роль в росте продуктивности, он вдохновляет и заставляет проснуться. Если часто приходится работать за компьютером, нужно правильно выбрать место для рабочего стола. Для этого нужно походить с ноутбуком по помещению и найти лучшее место.

Уберите со стола все лишнее

Этот совет поможет избежать деструктивного настроения. Если на столе, кроме ноутбука и записей больше ничего нет, получится концентрироваться на экране компьютера, не отвлекаться и работать эффективнее. Кстати, на компьютере тоже не должно быть ничего лишнего, что могло бы отвлекать. Сделайте себя сторонником минимализма в отношении порядка на рабочем столе. Для того, чтобы сделать это было легче, выбирайте рабочий стол с ящиками, куда можно убирать лишнее. Перед тем, как идти спать, стоит убирать все с рабочего стола, чтобы утром снова начать воодушевленно работать, не думая о том, что ждут недоделанные дела.

Найдите удобное кресло

Большинство много времени проводит, сидя за столом, поэтому очень важно, чтобы кресло не только красиво выглядело, но и было удобным. Во время поисков нужно помнить о том, что именно вам на нем сидеть, поэтому ищите кресло с удобной спинкой и подлокотниками (хотя бы одним). Но кресло не должно быть слишком удобным и расслабляющим. Стоит подумать о позе, необходимости пуфика под ноги. Перед покупкой все нужно попробовать и испытать.

Попробуйте работать стоя

Работать стоя полезнее для позвоночника и кровообращения, чем сидя. Есть много способов, как обеспечить себе комфортное стоячее рабочее место:
- можно установить полки на уровне своего роста;
- можно приобрести такой стол, чтобы столешница поднималась на необходимую высоту;
- можно установить специальную подставку для ноутбука, чтобы было удобно работать стоя.

Поставьте свой стол в месте Силы

Кстати, это одно из правил фэншуя. Местом Силы для рабочего стола считается то положение, с которого, сидя за столом, видно входную дверь в кабинет. Психологи утверждают, что если не видишь дверь, то не знаешь, кто входит, это напрягает, и работается менее эффективно.

Используйте в декоре рабочего кабинета разные текстуры

Если хочется, чтобы кабинет стимулировал к работе, то нужно испольовать в декоре разные материалы и текстуры для возбуждения тактильных рецепторов. Например, можно стулья и кресла в кабинете обить разными тканями, повесить шторы, положить в кресло подушечку и плед (который пригодиться в зимнее время). Использование грубых натуральных материалов, например, дерева, тоже хорошая идея.

Напоминалка

Часто очень сложно правильно сформулировать конечную цель или мечту, но сформулировав, обличите ее в некий образ. Это может быть картина, фотография, плакат или просто надпись, глядя на которую, вы будете помнить о своей цели и идти к ней.

Оборудуйте уголок для чтения

В кабинете удобно читать, так как здесь тихо, и никто не мешает. Идеально, если вы организуете отдельно от рабочего стола уголок для чтения, для того, чтобы нужно было отойти от рабочего стола, подвигаться, сменить обстановку. Этот прием поможет отвлечься, а, значит, упорядочить мысли и продолжить работу.

Найдите место для рабочего стола

Если в доме нет места для обустройства кабинета, то найдите укромное место, где меньше всего ходят и организуйте рабочее место, своеобразный мини-офис. Можно поставить стол в углу комнаты или раскладной стол у стены, повесить полки и приступать к работе. Не нужно обманывайте себя тем, что достаточно будет журнального столика перед экраном работающего телевизора. А вот совсем не помешает.

Офисный интерьер может улучшить работоспособность сотрудников на 30% – убеждён Артур Гоц, руководитель операционного департамента и отдела обслуживания клиентов в ECommPay .

Интерьер офисного пространства его компании создан с учетом результатов HR-исследований в области улучшения работоспособности и формирования максимально комфортной среды для них.

Вот главные лайфхаки!

10 «ништяков», которые повышают продуктивность работы в офисе

1. Хороший климат

Современный климат-контроль поддерживает выбранную температуру с точностью до градуса, увлажняет и вентилирует воздух. Важность этой техники доказали ученые Гарвардского университета. Их исследования продемонстрировали прямую связь качества воздуха и эффективности труда человека.

В «свежих» помещениях люди работают на 61% лучше.

2. Правильное освещение

Польза естественного дневного света для помещения подтверждена исследованием компании Solar Energy and Building Physics Laboratory.

Результаты показали, что дневной свет позволяет сотрудникам ощущать себя бодро на протяжении всего дня, создавая хорошие условия для работы, при этом не утомляя глаза.

Там же, где преобладает искусственное освещение, люди чувствуют себя вяло и сонливо. Например, в нашем офисе есть множество больших окон, на каждом из которых есть жалюзи, на случай яркого солнца.

В офисе ECommPay света много не бывает

3. «Тихие» места

Journal of Applied Psychology опубликовал результаты исследования , в результате которого оценивалась важность тишины в рабочих помещениях. Участниками выступили 40 человек. Половина из них находилась в условиях офисного шума, остальные – в полной тишине. Спустя несколько часов им предложили разгадать головоломку.

Испытуемые, пробывшие в шуме, практически сразу сдавались. Их коллеги, которым посчастливилось сидеть в тишине, прилагали больше усилий, чтобы решить задачи.

Планировка рабочего пространства далеко не всегда позволяет найти спокойный уголок особенно если у вас open space. Задача решается следующим образом: в помещении размещаются звукоизоляционные кабины, предназначенные для индивидуальных дистанционных переговоров. Если площадь позволяет, создавайте целую комнату «тишины».

В нашей компании, в этом помещении запрещено общаться, что дает возможность продуктивно работать и мыслить, не отвлекаясь на какие-либо звуки, включая разговоры.

Звукоизоляционные кабинки в деле, офис ECommPay

«Тихая» комната, офис ECommPay

4. Спорт и здоровье

О вреде сидячего образа жизни пишут много. Проведено множество исследований, доказывающих, что работа с минимальным движением наносит урон физическому и психологическому состоянию человека. Об этом говорят и ученые Лестерского и Лафборовского университетов Великобритании, напоминая, что мы должны двигаться, тренироваться, заниматься спортом, чтобы кровь лучше циркулировала, кости, суставы и мышцы были крепкими и здоровыми, а мозг был готов решать разноплановые задачи.

Чтобы поддерживать в сотрудниках здоровый дух, в здоровом теле, в офисе следует создать спортивный зал, с необходимым инвентарем для силовых и кардиотренировок.

Зона спорта и здоровья в офисе ECommPay

5. Социальные зоны

Пространство для общения – еще один драйвер креативности и продуктивности. Несколько лет назад в Wall Street Journal были опубликованы результаты эксперимента Bank of America, сотрудники которого носили датчики, фиксирующие сколько общается каждый из них. Установили, что более разговорчивые работают лучше.

Базируясь на этих выводах, в организации ввели неформальные перерывы для общения, после чего продуктивность сотрудников банка увеличилась на 10%.

Skype, в свою очередь, создал игровую зону, куда можно прийти в любое время.

Офис Skype – не только для работы

Мы же решили организовывать больше формальных и неформальных мероприятий. Это киновечера, лекции для обмена опытом и общие собрания, на которых рассказывают о событиях компании за прошедшую неделю. В результате сотрудники из разных департаментов и даже с разных этажей стали лучше узнавать друг друга, а новички гораздо быстрее проникаются коллективом.

6. Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться. Еще очень важно наличие растений.

Исследования ученых из университета Кардифа показали, что наличие растений в офисе повышает продуктивность на 15%, а также снижают стресс и напряжение.

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.

7. Полезные вкусности

Болезнь многих компаний, особенно крупных, где день рождения случаются чуть ли ни каждую неделю, в том, что на кухне всегда есть вкусняшки.

Чтобы установить равновесие между полезной и вредной пищей, следует покупать для сотрудников фрукты и овощи. Исследователи из University of Otago доказали позитивное влияние таких продуктов не только на настроение и самочувствие, но и на продуктивность. Не стоит забывать и о пользе для организма. Здоровый работник – хороший работник.

8. Кофе

Кофемашина – без этого центра притяжения, кажется, работа была бы невозможна. Ее наличием в офисе никого не удивишь, а вот сиропы могут принести еще больше радости и вкусов. Кстати, ошибочно думать, что перерывы на чашечку ароматного и бодрящего напитка нарушают трудовой процесс.

Исследователи лондонской Школы гигиены и тропической медицины установили , что кофеин улучшает память и способность концентрироваться, сокращает количество ошибок, совершаемых сотрудниками.

Они проанализировали 13 разных исследований со всего мира, участниками которых были преимущественно сотрудники, работающие посменно. Испытуемых разделили на две группы: одной давали кофеин, а второй плацебо. Потом людей просили выполнить различные задания на память и концентрацию, и потребители кофе справлялась с ними намного лучше.

9. Книги

Чтение способствует креативности, улучшает концентрацию и снижает стресс, еще это лишний повод поговорить. Чтобы одобрять и поддерживать в сотрудниках желание читать, создайте корпоративную библиотеку. Совсем хорошо, если любой из членов команды сможет заказывать книги, когда в ассортименте не находится подходящей.

Библиотека в офисе американской компании Tolleson

В нашей компании литературные труды разбросаны по полкам всего офиса. Чтобы посмотреть, где что лежит необходимо зайти в электронную базу.

10. Бутылка для воды

Потребление воды улучшает работоспособность мозга. Недостаток этой жидкости негативно сказывается на способности человека решать задачи. Чтобы сделать воду максимально доступной для сотрудников каждому из них можно выделить спортивную бутылку с корпоративной символикой. Казалось бы, простое решение, но мы заметили, что с приобретением этой емкости для каждого сослуживца, потребление воды в офисе увеличилось.

Welcome pack для новых сотрудников ECommPay

Что ещё...

Наверное, еще можно выделить мотивирующие слоганы. Это плюс к хорошей атмосфере. В нашей компании они есть на всех поверхностях, на которых можно писать без вандализма. Это стены, кружки, наклейки, блокноты и другая промопродукция.

Отдельные слоганы помещены в рамочку и развешаны на стенах. «Do what is Right» (Делай то, что правильно), или «If you can dream it, you can achieve it» (Ты можешь воплотить в жизнь то, о чем мечтаешь). Это мотивирует и создает позитивную атмосферу без особых финансовых вложений.

Стены офиса ECommPay, которые можно «читать», когда нужно вдохновиться

В этом перечне способов повышения продуктивности есть менее и более затратные варианты. Начать можно с простого, а когда результат от этого появится, переходить к методам посложнее и подороже. Проверено – работает!

Если у вас есть домашний офис, или вам необходимо вместить свои вещи в ячейку, в этой статье Вы найдете полезные советы, которые сделают эту работу менее трудной.

Спонсор поста: Поиск снежного человека в Китае : Удивительный рассказ о масштабной экспедиции в Китай

1. Храните мелкие вещи в стойке для специй.

Только не забудьте тщательно их вымыть, или Ваш ластик будет вечно пахнуть тмином.

3. Держите бумаги и ручки в аккуратном органайзере, сделанном из старых рамок.

4. Превратите рамку в список вещей, которые нужно сделать.

5. Сделайте эти красочные органайзеры из консервных банок

6. Уложите их друг на друга для экономии места.

7. Покройте их краской для школьных досок для удобства маркировки.

8. Посчастливилось иметь лишнюю пружинку Слинки? Используйте ее для хранения письменных принадлежностей.

9. Держите кабели в порядке с этим организатором, который монтируется на столе.

Он стоит всего 9,99$, и Вы больше не будете униженно ползать по полу в поисках кабеля.

10. Прикрепите небольшой крюк под столом, чтобы убрать шнуры из-под ног.

11. Пометьте шнуры ярлыками от хлеба. Правда, для начала Вам нужно будет съесть много хлеба, но все мы чем-то жертвуем.

12. С помощью зажимов можно сделать большой держатель для шнуров.

13. Обклейте картотеку кусками обоев. Ткань или бумага для творчества тоже подойдут.

14. Создайте полку с местом для хранения бумаги из журнальной стойки.

15. Используйте упаковку от утреннего кофе, чтобы предохранить Ваши наушники от запутывания. И ваши утра станут более добрыми.

16. Храните бумаги на стене, прикрепив их к планшетам с зажимами.

17. Используйте один для списка дел. Этот человек, очевидно, не имеет никаких обязательств.

18. Обновите свое кресло. Теперь, если кто-то захочет украсть Ваше кресло, Вы об этом узнаете.

19. Сделайте компактную зарядную станцию из бутылки от лосьона. Никто не узнает, чем это было раньше.

20. Никогда не проливайте жидкость с помощью этого держателя для напитков. Он крепится к краю стола и предотвращает страшные бедствия, вроде встречи-соевого-латте-с- MacBook-Pro.

21. Обклейте внутренние панели полок бумагой для творчества, чтобы придать им красок.

22. Создайте свою собственную книжную полку, используя ящики. Вы можете сделать её больше или меньше, в зависимости от того, насколько ограничено Ваше пространство.

23. Эта красивая книжная полка сделана из ящиков Ikea с помощью зажимов. Вы можете прибить или прикрутить её к стене, если Вы беспокоитесь о её устойчивости.

24. Перфорированные доски сохраняют много пространства. Храните важные напоминание и фотографии, которые Вам нравятся, на уровне глаз.

25. Прикрепите корзины к перфорированной доске, чтобы хранить бумаги. Их легко переместить.