Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.

«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.

По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.

Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.

Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.

Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.

Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.

Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.

Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.

К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.

При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».

Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».

Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.

Транскрипт

2 ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся удобством подобных инструментов скрываются проблемы поиска информации и нарушения ее конфиденциальности, разрозненного хранения документов и накопления большого количества дублей. Преодолеть «информационный хаос», повысить эффективность и результативность работы помогут системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), такие как DirectumRX. DirectumRX выводит процессы средних компаний на новый уровень: ускоряет документооборот; обеспечивает прозрачность взаимодействия сотрудников; повышает контроль исполнительской дисциплины; упорядочивает делопроизводство, работу с договорами и счетами; позволяет наладить обмен электронными документами с контрагентами; обеспечивает эффективное управление проектами. DirectumRX гарантирует порядок в документах и процессах.

3 Представителям среднего бизнеса требуются полноценные ECM-возможности для автоматизации документооборота, однако крупные корпоративные системы для них зачастую избыточны и слишком дороги. Кроме того, построение собственной IT-инфраструктуры требует значительных временных ресурсов, что может служить препятствием для развития основной деятельности организации. Виртуальные мощности из «облака», в отличие от покупки оборудования и ПО, позволяют получить быстрый результат без каких-либо капитальных инвестиций и найма IТ-персонала. Но стоит помнить, что далеко не все облачные сервисы обладают достаточной функциональностью для ведения документооборота и могут быть адаптированы под индивидуальные бизнес-процессы компании. Константин Истомин Исполнительный директор компании DIRECTUM: Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с богатыми возможностями при минимальных начальных затратах. Именно с учетом этих требований мы создали DirectumRX. DirectumRX ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS «ПО как услуга». Идея DirectumRX основана на подходе «Rich Cloud System» РЕШЕНИЕ ДЛЯ СРЕДНИХ КОМПАНИЙ

4 БОГАТАЯ ОБЛАЧНАЯ СИСТЕМА В рамках концепции Rich Cloud System ECM-система DirectumRX объединяет в себе лучшие характеристики облачных (SaaS) и локальных (On-premise) решений. Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание SaaS Доступ в любое время из любого места SaaS Быстрый старт работы SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Попробуйте демо на rx.directum.ru Богатый функционал ECM-системы Интуитивно понятный удобный интерфейс Возможность адаптации под бизнес-процессы

5 Все это дает возможность решать задачи средних компаний без утяжеления системы. ПРЕИМУЩЕСТВА Функциональность и гибкость Из «коробки» доступны мощные решения по автоматизации ключевых бизнес-задач: управление документами и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, совещания и проекты. И вы можете настраивать их функции под особенности процессов вашего предприятия. Легкий и удобный интерфейс Работа аналогична проводнику Windows и Microsoſt Outlook. Визуальные обложки и графическое представление данных ускоряют работу. Система анализирует действия сотрудников и подсказывает нужные функции, гибко рассчитывает сроки исполнения задач по сквозным бизнес-процессам. Распределенная и мобильная работа Поддерживаются единые регламенты, шаблоны документов, правила конфиденциальности при работе территориально удаленных подразделений с учетом разницы в часовых поясах. Всем сотрудникам доступны мобильные приложения с возможностью работать как online, так и offline. Обмен электронными документами с контрагентами Больше не нужно задумываться, что автоматизировать в первую очередь: внутренний или внешний документооборот. В систему встроены возможности обмена документами с контрагентами через сервисы, такие как Synerdocs. Поддерживается роуминг с ключевыми операторами обмена. Преимущества DirectumRX реализованы в функциональных возможностях системы

6 РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Управление документами: единый корпоративный архив документов легкое потоковое сканирование шаблоны с автоподстановкой данных права доступа и электронная подпись версии документов и история работы связывание документов по тематике удобный и быстрый поиск Бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников: легкая постановка задач контроль исполнительской дисциплины сквозная переписка по группам работ соблюдение регламентов согласования управление совещаниями Упорядоченное делопроизводство: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов отслеживание местонахождения документов вынесение резолюций и выдача поручений контроль исполнения принятых решений

7 Комплексное управление договорами и счетами на оплату: шаблоны договоров и приложений регламенты согласования и оплат единые реестры и контроль обязательств учет наличия оригиналов документов РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Обмен электронными документами с контрагентами: быстрое подключение к сервисам обмена легкая отправка приглашений к обмену контрагентам отправка, обработка и контроль возврата документов в одном интерфейсе Эффективное управление проектами на всех стадиях: единый реестр проектов компании шаблоны проектных документов автоматическое назначение прав доступа согласование и утверждение документов по регламентам И это дешево

8 УДОБНЫЕ ТАРИФЫ Выбирайте необходимое количество пользователей и период подключения (месяц, квартал или год). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Количество пользователей 10 сотр. 25 сотр. 50 сотр. 75 сотр. 100 сотр. Доступный объем данных 20 ГБ 50 ГБ 100 ГБ 150 ГБ 200 ГБ Стоимость базового тарифа* 3340 р р р р р. Управление документами Бизнес-процессы и Совещания Делопроизводство Договоры и Счета на оплату Обмен с контрагентами Мобильное приложение Jazz Мобильное приложение Solo р р р р р р р. Проекты р р р р р. Интеграция с 1С р р р р р. Полная информация о тарифных планах на сайте rx.directum.ru * При подключении к DirectumRX на 1 месяц.

9 Подключение к системе только начало. Следующий шаг настройка процессов, регламентов, обучение и поддержка пользователей. Варианты настройки бизнес-процессов и внедрение системы КЛИЕНТСКАЯ ПОДДЕРЖКА Самостоятельное внедрение: только обучение команды заказчика работе в системе, реализация проекта своими силами. Поддержка внедрения: обучение команды и онлайн-консультации по организации работ и начальной настройки системы. Выезд экспертов при необходимости. Внедрение «под ключ»: полное руководство проектом нашими специалистами. Гарантируем достижение целей внедрения, а результатов заданным показателям эффективности. Обучение работе в системе Курс администратора (24 ч., 3 рабочих дня): включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе. Семинар для пользователей (3 ч.): ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании. Поддержка и сопровождение методологическая поддержка в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов; дополнительная настройка системы нашими экспертами; техническая поддержка. А еще это безопасно

10 ГАРАНТИИ Существует множество мифов о надежности облачных технологий. Причина недостаточная осведомленность пользователей и большое количество недостоверной информации. Мы уделяем большое внимание аспекту безопасности работы в облаке. DirectumRX гарантирует*: Конфиденциальность ваших данных. Нами разработан целый ряд организационных, административных и технических мер, направленных на обеспечение безопасности вашей информации. Доступность от 99% времени оказания услуги, реализованная за счет стабильно высокого качества работы сервиса. Сохранность ваших данных. Резервное копирование и мониторинг работоспособности выполняются в режиме 24/7, что гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение. * Все гарантии и обязательства по предоставлению услуг DirectumRX зафиксированы в SLA (Service Level Agreement; соглашение об уровне предоставления услуги). Наши клиенты ценят это

11 Крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ Автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами позволила нам вывести эффективность работы компании на новый уровень. DirectumRX полностью отвечает нашим требованиям как с точки зрения технических характеристик, так и в части удобства работы пользователей. Игорь Рогозин Руководитель отдела информационных технологий Cистема онлайн-бронирования и покупки билетов на культурные и спортивно-массовые мероприятия Компания DIRECTUM предлагает быстрое внедрение, а настройка бизнес-процессов не вызывает затруднений, специалисты DIRECTUM всегда на связи и готовы помочь. Евгения Попова Руководитель административного отдела

12 Управлять документами и процессами легко DirectumRX облачная система электронного документооборота для автоматизации среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением пользователей. Хотите узнать больше? Посетите наш сайт rx.directum.ru и получите доступ к демостенду Ижевск +7 (3412) Москва +7 (499)

Облачный документооборот ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся

Облачный документооборот: затраты, выгоды, эффект Наши эксперты Василий Бабинцев Директор по маркетингу Дмитрий Петров Руководитель направления DIRECTUM по работе со средним бизнесом Big Data ACM в России

Lean и ECM: бережливый подход к эффективности в кризис Василий Бабинцев Директор по маркетингу Экономика индекс российского фондового рынка индекс американского рынка Культура отношений Информационная

1С:Документооборот КОРП для Украины 2.0 новый уровень управления бизнес-процессами Внедренческий центр ABBYY Украина Пилипчук Анастасия 1С:Документоборот КОРП для Украины - современная ECM-система (Enterprise

Управление документами и архивом автоматизация бизнес-процессов интеграция приложений ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ Работа с бумажными документами ведется архаично, для согласований и контроля используется электронная

РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД в организации! Скорость принятия

Для среднего и крупного бизнеса Компания HAULMONT международная компания-разработчик автоматизированных систем управления деятельностью предприятий (Россия, Великобритания, Франция, США). Центр разработки:

ИНФРАМЕНЕДЖЕР SERVICE DESK ВОЗМОЖНОСТИ ИнфраМенеджер Service Desk предназначен для автоматизации полного цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки. обслуживание пользователей (Service Desk)

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Оffice 365 подходит для бизнеса любого размера Возможность покупки как пакетных предложений, так и отдельных сервисов Оперативное

СЭД 3 в минимальной поставке подразумевает поставку 50 х лицензий и 1 лицензии на систему потокового сканирования. Указанные цены могут быть изменены в 2016 году в зависимости от складывающейся экономической

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace Возможности и преимущества Задача системы DocSpace Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному

Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Система управления бизнесом...и любой другой элемент вашего бизнеса в Lement Pro! до 30 % рабочего времени все руководители тратят

2 «Возможность разделения пользователей на профили в зависимости от их ИТ-потребностей и применение к ним разных схем лицензирования» «Упрощение лицензирования локального ПО и облачных служб» «Учет существующих

Решение на платформе Alfresco Система SX-Government Soft Xpansion International ECM система: Управление содержанием и процессами Центр предоставления административных услуг Автоматизация HRпроцедур Обращения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами Docsvision Платформа 5 прайс-лист Руководство пользователя (PDF, 11,3 Mb) Руководство администратора (PDF, 3,76 Mb) Руководство по настройке

1 «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины» Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Учет рабочего времени «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»

Применение 1С:Документооборот Официальный партнер для решения бизнесзадач 1-й казахстанский 1С Форум для корпоративных клиентов 12 ноября 2015, Отель "Radisson Hotel Astana" Сергей Шеметов, Андрей Гуркин

СПО-решения и услуги для органов государственной власти ПингВин Софтвер Информация о компании ПингВин Софтвер сервисная ИТ-компания полного цикла, оказывающая услуги по внедрению, интеграции решений, развитию,

Группа компаний ЛАНИТ Департамент сетевой интеграции Интеграция мобильных устройств в корпоративную сеть 2013 Корпоративная мобильность Постоянный доступ к корпоративной информации Постоянная подключённость

Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года Что такое ECM? Enterprise Content Management управление корпоративными информационными

АУТСОРСИНГ ИТ-УСЛУГ ПРЕИМУЩЕСТВА ИТ-АУТСОРСИНГА Выполнение работ квалифицированными и клиентоориентированными ИТ-специалистами Непрерывность обслуживания ИТ-систем без отпусков и больничных Высокая прозрачность,

Облачные технологии в бизнесе Абуриков Х.Х. ФГБОУ ВО «Дагестанский государственный университет» Махачкала, Россия. Cloud technologies in business Aburikov H.H. Dagestan State University Makhachkala, Russia.

КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Система электронного документооборота Функциональные возможности Система электронного документооборота КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Назначение Система позволяет не только автоматизировать

Ключевые требования к информационной системе управления бизнесом для проектной компании Данный документ определяет состав ключевых бизнес-процессов для проектной компании с целью формирования требований

АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ОБ АУТСОРСИНГЕ ПЕЧАТИ АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ комплексная услуга АМТЕЛ-СЕРВИС, обеспечивающая заказчикам бесперебойную работу печатной техники и значительно снижающая затраты на печать. Экономия

Singlepoint точка опоры вашего успеха Удобная система проектирования и автоматизации полного жизненного цикла любых бизнес-процессов Вашей компании требуется наладить успешное взаимодействие между сотрудниками?

1С:Документооборот 1С:Документооборот современная система для управления документами и процессами 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного

#CloudMTC: виртуальный дата-центр Что такое #CloudМТС: виртуальный дата-центр? Это облачный сервис с удобным сетевым доступом к вычислительным ресурсам МТС (серверам, устройствам хранения данных, приложениям

Условия технической поддержки продуктов компании Форсайт 12/12/2017 Служба технической поддержки 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru СОДЕРЖАНИЕ Определения... 3 Общие положения... 5 Уровни

Чернышов Алексей Команда 1С-Коннект Готовое решение для техподдержки ваших клиентов О чем и для кого доклад? Автоматизация поддержки пользователей становится более предсказуемой и эффективной, если компания

ОПИСАНИЕ «БАРС.Мед» - универсальное решение для автоматизации деятельности медицинских учреждений различной специализации и масштаба: от небольших узкоспециализированных клиник до многопрофильных стационаров

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Преимущества перехода на Office 365 Единый инструмент для выполнения рабочих задач Делайте резервное копирование файлов

Разработка и внедрение решений на платформах Microsoft SharePoint и Project О нас Компания Ulteam (ООО Алтим) обеспечивает разработку, внедрение и поддержку решений на базе продуктов Microsoft SharePoint

2010 СЭД WSS Docs Краткий обзор решения Документ описывает систему электронного документооборота WSS Docs, реализованноую на платформе MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Что такое WSS Docs WSS

Управление конфликтами в условиях внедрения ITSM Опыт использования Conflict Management System в государственном сегменте Бакланов Игорь Президент [email protected] Компания Wellink www.wellink.ru Тел.:

Портал проектного управления ОТР.Призма ОТР.Призма портал проектного управления и система мониторинга. Реализована на платформе с открытым исходным кодом LifeRay, разработана с учетом лучших практик ведения

Www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Методические рекомендации по внедрению и использованию Оглавление Введение...3 Назначение...3 Позиционирование...3 Профиль пользователя...3

Дата 2011 Вадим Ипатов Технологии Lotus для оптимизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства, совместной работы над документами 2009 IBM Corporation Современные бизнес ценности

ОАО «ТЕВИС» внедряет СЭД на базе платформы DocsVision 1 августа 2011 года в ОАО «ТЕВИС» началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision

РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЯДРО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ ОСНОВ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ (BIM) СОДЕРЖАНИЕ Цели и задачи Функциональная архитектура Функционально-технологическая архитектура

ОБЛАКО «Изумрудная Долина»: Система Электронного документооборота Опоры России Содержание Предпосылки Условия Технологии 1С для организации облака Вопросы безопасности организации облака Опора России в

Облачные технологии Мифы и реальность Мария Бартенева Директор по консалтингу [email protected] www.telecomguard.ru Повестка Основные понятия Мифы Выводы 2 Что такое «Облако»? Оборудование Вычислительные

Система электронного документооборота для органов государственной власти с использованием свободного программного обеспечения (СПО). Лучшие практики и решения Артем Захаров Менеджер продукта Логика ECM

Самое лучшее для современного малого и среднего бизнеса Менеджер по развитию направления облачных решений в сегменте малого и среднего бизнеса по России. Ноябрь 2015 Локальное размещение Гибридная среда

Инновации в области управления персоналом: SAP HCM On-premise SuccessFactors - облачные технологии в HR-процессах Татьяна Богуш, архитектор бизнес-решений по управлению персоналом, SAP CIS 1 Лучшие решения

ВИРТУАЛЬНЫЙ ЦОД Развитие облачных услуг Оперативная модернизация ИТ-инфраструктуры Оптимизация текущих затрат на поддержание действующей инфраструктуры Обеспечение защиты и безопасности хранения корпоративной

В России в последнее время происходят значительные изменения в области автоматизации документооборота и делопроизводства. Эксперты отмечают активную заинтересованность государственных органов виспользовании преимуществ, которые дает электронный документооборот. Также заметен и рост популярности мобильных решений для организации СЭД . Однако не менее значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на отечественную отрасль автоматизации документооборота, является СЭД в формате SaaS .

До недавнего времени в нашей стране, по мнению экспертов,росту проникновения «облачных » сервисов во многом препятствовало то, что уровень развития инфраструктуры и пропускная способность каналов связи не позволяли оказывать «облачные» услуги на должном уровне. Но все меняется стремительно:быстрое улучшение охвата и технических характеристик инфраструктуры, необходимой для организации доступа в Сеть, приводит к тому, что все больший интерес и все большее распространение получают решения, основанные на «облачных» технологиях.

Среди них - возможность реализации сервисов по организации СЭД , основанных на принципе SaaS , при котором пользователь получает доступ к продуктам по принципу подписки и платит не за приобретение лицензии на соответствующее ПО, а за использование продукта в том объеме, который ему необходим.

Тренд «ухода»в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Это направление, конечно, имеет свои безусловные плюсы как для тех, кто оказывает эти услуги, так и для пользователей сервисов, организованных по указанной модели. Вместе с тем, эксперты говорят о том, что осталось еще много вопросов относительно того, как организовывать схему продажи услугпо модели SaaS, как формировать цену при такой модели работы и так далее.

Отмечая существующие аспекты, которые необходимо преодолеть для успешного развития такой модели потребления услуг, как SaaS, применительно непосредственно к СЭД, участники рынка указывают следующее: «Перед нами как перед производителем и поставщиком решения стоит важный вопрос, как при предоставлении услуги по этой модели организовать оптимальный уровень технической поддержки, чтобы пользователи могли продуктивно пользоваться нашими решениями. Мы стремимся к тому, чтобы упростить работу с продуктами как за счет типовых настроек решения и дружественного интерфейса, так и путем формирования методических рекомендаций и материалов, дающих возможность пользователю самостоятельно решать вопросы, возникающие при организации документооборота в электронном виде», - рассказывает генеральный директор компании ЭОС ПВ Яковенко Виталий.

Эксперты также говорят, что при работе с программными продуктами по модели SaaS существует сложность, связанная с необходимостью обеспечения отказоустойчивости системы на уровне инфраструктуры для того, чтобы обеспечить корректную работу с продуктом в «облачной» среде. Существует также определенные барьеры со стороны самих пользователей, хотяво многом эти барьеры носят психологический характер. Потребителям зачастую сложно принять то, чтовнутренняя информация в рамках электронного делопроизводства хранится «где-то там, на неведомых серверах». Вопрос сохранности информации и ее недоступности для сторонних лиц при условии работы в «облаках» на сегодняшний день является едва ли не основным, волнующим потенциальных потребителей «облачных» сервисов. Эксперты при этом говорят, что обеспечение достаточного уровня безопасности в «облачной» среде вполне возможно (к примеру, за счет организации VPN на уровне каналов связи и заключения SLA с оператором для того, чтобы минимизировать риски утечки или потери информации).

Активно распространяющиеся в корпоративном секторе веб-сервисы начинают влиять и на развитие сферы электронного документооборота. Несмотря на то, что пока еще не очень большой процент субъектов бизнеса использует Системы электронного документооборота, построенные по модели SaaS, для некоторых организаций «облачные» СЭД становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса. Таким организациям не нужно организовывать собственные сервера, ЦОДы, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять. Затраты в этом случае пропорциональны использованию. Можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решений. СЭД из «облака» в этих случаях может стать идеальным вариантом.

Что касается крупных компаний, специалисты уверены, что их СЭД будут развиваться в так называемых «частных» облаках, позволяющих централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином дата-центре .

Законодательная деятельность в области электронного документооборота и интерес к этой теме со стороны руководства страны также положительным образом влияет на развитие технологий защищенного обмена документами, в том числе, основанного на «облачных технологиях». Тот факт, в стране законодательно утверждена возможность выставления и получения электронных счетов-фактур приведет к появлению нового «облачного» сервиса в лице операторов СЭД, которые будут контролировать процесс движения документов и иметь полномочия удостоверять счета-фактуры.

Однако пока процесс освоения «облачных сервисов», в том числе и в области документооборота, замедляется тем, что у пользователей до сих пор возникают страхи и сомнения по поводу их безопасности.

На самом деле, большинство причин, которыми компании отгораживают себя от использования web-сервисов, не имеют под собой логического обоснования.

Так, например, многие считают, что «облачные вычисления» - явление новое, а потому малоизученное и небезопасное. В действительности развитие «облаков» началось еще в те далекие годы, когда компьютеры представляли собой огромные машины и занимали несколько помещений, а то и этажей. Все это время эти сервисы называли онлайн-сервисами и использовались для общения, хранения различной информации, фотографий, видео, резервных копий данных. Но возникшая откуда-то метафора «облако» ввела пользователей в замешательство и породила недоверие к уже проверенным временем услугам.

Другой причиной нежелания использовать «облачные сервисы» в деятельности компании часто становится уверенность в уникальности своих бизнес процессов и в невозможности их автоматизации с помощью «облаков». Здесь существует 2 пути решения:

• Анализ бизнес процессов с целью определения, чем обусловлена их «уникальность». Часто причиной того, что бизнес процессы организации отличаются от стандартных, является следование традициям, на практике означающее, что бизнес процессы уже давно не пересматривались и не оптимизировались.
• Второй вариант предполагает кастомизацию облачного сервиса. Так, использование инфраструктуры в качестве сервиса позволяет создать виртуальный пул ресурсов, на которые можно устанавливать привычное ПО. Либо в качестве сервиса можно использовать программную платформу, а необходимое приложение в таком случае конструируется в соответствии с индивидуальными особенностями бизнес процессов организации.

Еще один комплекс страхов связан с вопросом контроля за информацией, хранящейся в «облаке»: данные хранятся непонятно где, они могут потеряться, стать доступными конкурентам, их могут украсть.

На самом деле, все вопросы, связанные с информационной безопасностью, можно решить, осветив их в контракте, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем оказываемых услуг (SLA – service level agreement). В нем же можно определить уровень предоставления сервиса, ответственность оператора за нарушения порядка предоставления сервиса, нормативы восстановления данных после сбоя. Причем зачастую бывает так, что облачные провайдеры могут обеспечить гораздо более оперативное восстановление системы, нежели специалисты ИТ-службы конкретной компании. Ответственность за услуги, оказываемые сервис-провайдером, определяется на уровне юридического лица, и важной частью обеспечения безопасности является соглашение о неразглашении (Non-Disclosure Agreement), которое юридически защищает данные. В нем прописываются обязательства сторон и ответственность за разглашение данных. Естественно сервис-провайдеры, которые вложили серьезные средства в организацию бизнеса, будут всеми силами избегать нарушений, так как вся их деятельность построена на доверии.

Что касается вопросов доступа к данным других пользователей, здесь стоит узнать у оператора, как организовано совместное использование ресурсов. Вариантов реализации множество. И в действительности чаще всего пользователи имеют возможность контролировать свои данные, главное, грамотно этот контроль осуществлять.

Кроме того, от таких угроз, как хищение данных, DDoS-атаки и намеренная «поломка» сервиса не застрахованы и традиционные решения, и большой разницы, установлен ли сервер в офисе у заказчика или в дата-центре, нет. Но, пытаясь получить доступ к данным, хранящимся у сервис-провайдера, злоумышленники столкнутся с профессиональными аппаратно-программными средствами защиты (например, устройствами Cisco ASA 5500 Series и IronPort), со специализированными решениями для защиты на уровне приложений, с опытными системными администраторами, которые занимаются исключительно вопросами безопасности.

Проблему недоверия оператору можно решить, например, с помощью независимой сертификации облачных решений. Процедура может быть как добровольная, так и обязательная. Так, в США существует несколько стандартов сертификации, использующихся для обеспечения соответствия требованиям управления организацией, безопасности, доступности сервиса, целостности обработки данных, конфиденциальности. Глобальная природа Интернета предполагает, что провайдер юридически и физически может располагаться в любой точке мира, лишь бы его условия удовлетворяли требованиям клиента. Поэтому, соответствие оператора строгому облачному стандарту другой страны может рассматриваться как его конкурентное преимущество.

Если же говорить о тех вопросах, которые могут реально возникнуть при использовании облачных решений, то здесь можно сделать как минимум 2 замечания.

1. Не все информационные системы могут быть переведены в облако. Облачный вариант существования для некоторых из них просто нецелесообразен. К таким системам можно отнести: системы, работающие с производственным и иным специфичным оборудованием, в том числе системы реального времени высокоинтегрированные системы, заказные системы, разработанные 15-30 лет назад. Данные системы могут использовать устаревшее оборудование, более неподдерживаемые операционные системы и платформы. Часто сам разработчик уже прекратил их поддержку; системы, обеспечивающие жизнедеятельность предприятия. Это системы, простой которых может привести к катастрофическим последствиям или потере бизнеса. Например, для банка такой системой является АБС.

2. Проблема надежности соединения с Интернет-провайдером. При использовании онлайн-сервисов компания попадает в зависимость от доступности, скорости, надежности интернет-соединенния. Чтобы оценить этот риск, нужно определить его вероятность и ущерб (например, с помощью оценки статистики и возникавших проблем в прошлых периодах). Самый очевидный вариант минимизации этого риска – организация резервного соединения.

В действительности задуматься об использовании web-сервиса для работы с документацией стоит, если:

• в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. Онлайн сервисы позволяют быстро и достаточно эффективно автоматизировать управление потоками документов с такими преимуществами, как более низкие затраты на приобретение и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
• направление бизнеса компании быстроразвивающееся. Использование СЭД из «облака» может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в системе происходят единовременно для всех без установки при этом дополнительного ПО. Поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
• Вы не хотите тратить деньги и время на проведение закупочных процедур, переговоров, тестирование, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая облачную СЭД, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше, а окупаемость наступит намного раньше.
• в Вашей организации достаточно большое количество транзакций. «Облачные» системы документооборота обычно позволяют автоматизировать не только внутренний документооборот организации, но и движение документов между разными организациями, что достаточно актуально в наше время. Если компания активно работает с клиентами, поставщиками, партнерами, - web-сервис для работы с документами может стать для нее идеальным вариантом.

Так или иначе, переход на использование «облачных решений» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить серверы и ПО у себя, воспользоваться «облачным» сервисом или выбрать гибридную модель, есть всегда.

Читайте также: A) Технологии, ориентированные на полученную обработку, передачу информации с помощью технических средств CASE -технологии, как новые средства для проектирования ИС. CASE - пакет фирмы PLATINUM, его состав и назначение. Критерии оценки и выбора CASE - средств. GNU - это, в первую очередь, люди, а затем уже программы и технологии. I. Обеспечение национальной безопасности в экономической сфере. PR в государственных структурах и ведомствах. PR в финансовой сфере. PR в коммерческих организациях социальной сферы (культуры, спорта, образования, здравоохранения) А) постоянно и самостоятельно представительствующее от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности

Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.

Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.

Функциональные особенности облачной СЭД:

· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.

· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.

· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.

· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна

· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам

Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.

Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.

Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.

Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»

Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.

Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.

Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.

Вот некоторые возможности этого решения:

· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.

· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.

· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.

· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.

· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.

· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.

· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.

· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.

Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.

Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).

Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.

При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.

Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.

При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.

Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.

Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».

Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:

· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;

В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).

Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.

· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;

· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;

· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;

· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.

В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.

Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.

По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.

Для индивидуальных пользователей и организаций:

Для студентов и преподавателей:

Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.

Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:

1. Конфиденциальность

1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.

1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.

1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.

2. Защита информации

2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.

2.2. Комплексная защита информационных потоков.

2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.

2.4. Гибкая защита от спама.

3. Надежность

3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.

3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.

3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.

3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.

Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.

Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:

ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.

ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.

ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).

ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.

Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.

В.И. Берестова, доц. РГГУ

Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Типы облаков

Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями

Достоинства и недостатки облачных технологий

Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте

На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT -технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».

На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.

Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка. На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.

Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service ), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

Таблица №1 Типы Сервисов

Storage-as-a-Service ( хранениекаксервис)	Услуга Storage -as -a -Service дает возможность сохранять данные пользователя во внешнем хранилище, в «облаке». Для пользователя, оно будет выглядеть, как дополнительный логический диск или папка.
Database-as-a-Service (база данных как сервис)	Услуга Database -as -a -Service предоставляет возможность работать с базами данных, как если бы СУБД была установлена на локальном ресурсе.
Information-as-a-Service (информациякаксервис)	Услуга Information -as -a -Service дает возможность удаленно использовать любые виды информации, которая может меняться динамически.
Process - as - a - Service (управление процессом как сервис)	Услуга Process -as -a -Service представляет собой удаленный ресурс, который может связать воедино несколько ресурсов (таких как услуги или данные, содержащиеся в пределах одного «облака» или других «облаков») , для создания единого бизнес-процесса.
Application-as-a-Service (приложениекаксервис)	Услуга Application -as -a -Service может иметь другое название, Software -as -a -Service , что означает программное обеспечение как сервис или программное обеспечение по требованию пользователя. При этом программное обеспечение находится на удаленных серверах и пользователь может получать к нему доступ через Интернет. Поставщик данной услуги отвечает за обновления и лицензии на данное обеспечение.
Platform-as-a-Service (платформакаксервис)	Пользователю предоставляется операционная система и некоторое программное обеспечение.
Integration-as-a-Service (интеграциякаксервис)	Пользователь может получать из «облака» полный интеграционный пакет, включая программные интерфейсы между приложениями и управление их алгоритмами. Сюда входят известные услуги и функции пакетов централизации, оптимизации и интеграции корпоративных приложений.
Security-as-a-Service (безопасность как сервис)	Данный вид услуги предоставляет возможность пользователям быстро развертывать продукты, позволяющие обеспечить безопасное использование веб-технологий, электронной переписки, локальной сети, что позволяет пользователям данного сервиса экономить на развертывании и поддержании своей собственной системы безопасности .
Management / Governace - as - a - Service (администрирование и управление как сервис)	Дает возможность управлять и задавать параметры работы одного или многих «облачных» сервисов. Это в основном такие параметры, как топология, использование ресурсов, виртуализация.
Infrastructure-as-a-Service ( инфраструктуракаксервис)	Пользователю предоставляется компьютерная инфраструктура, обычно виртуальные платформы (компьютеры, связанные в сеть, которые он самостоятельно настраивает под собственные цели).
Testing-as-a-Service (тестирование как сервис)	Дает возможность тестирования локальных или «облачных» систем с использованием тестового ПО из «облака».

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:

 облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;

 доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;

 возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;

 защищенность от вирусов в данной облачной технологии;

 отсутствие возможности потери данных.

Недостатки облачного хранения данных:

необходимо стабильное интернет-соединение;

привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.

Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software -as -a -Service или SaaS , что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS ? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.

К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:

уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;

не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;

не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;

удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.

Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.

Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.

К достоинствам услуги IaaS можно также отнести:

арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;

не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;

не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.

К недостаткам технологии IaaS можно отнести:

необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;

повышение арендной платы за любое масштабирование.

Интеграция как сервис (Integration -as -a -Service ) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.

Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.

Публичное облако - это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.

Частное облако (private cloud ) - это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:

высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;

сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;

эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;

детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;

возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.

Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.

Гибридное облако - это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».

На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:

почтовые облачные сервисы;

облачные офисные приложения;

облачные сервисы хранения файлов и контента;

среды для корпоративного разворачивания облака;

хостинговые облачные сервисы;

музыкальные облачные сервисы.

В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud , Microsoft Skydrive , Google Drive , Dropbox , Amazon Cloud Drive , Яндекс.Диск.

Рассмотрим некоторые из них, например:

Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.

Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.

В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.

Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.

В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:

осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;

работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;

работать в браузерах любых операционных систем;

просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;

не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;

пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;

объединять свою информацию с другими пользователями.

К недостаткам можно отнести:

Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;

Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;

Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.

По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним - для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.

Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.

Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.