Приказ на командировку (форма Т-9, Т-9а) – распорядительный документ, направляющий сотрудника организации в командировку. Если возникает необходимость отправить сотрудника в командировку, то прежде всего нужно составить соответствующий приказ. Минфином разработаны унифицированные формы Т-9 для одного сотрудника и Т-9а для группы сотрудника, проще всего будет воспользоваться именно этими бланками. Скачать бланки форма Т9 и Т9а можно в конце статьи.

Как составить приказ на командировку? Рассмотрим заполнение приказа на примере оформления командировки одного сотрудника по форме Т9.

Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9)

В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:

• Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО.
• В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
• Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию.
• Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки - это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день - это день приезда в место постоянной работы.
• Цель командировки прописываем в зависимости от , выданного работнику.
• При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки.

Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Пример оформления приказа на командировку сотрудника

Несмотря на то, что упрощение обязательных требований произошло в 2014 году, до сих пор возникают вопросы по правильному документообороту. В этой статье описано, как оформить командировку сотруднику в 2016 году, чтобы выполнить нормы действующего законодательства, но не ухудшить параметры учета в собственном предприятии.

Как осуществляется оформление командировки в 2016 году: документы, правила заполнения

Для выяснения деталей по тематическим вопросам можно лично изучить постановления № 749 и 1595, которые были утверждены Правительством РФ 13 октября 2008 г. и 29 декабря 2017 г. соответственно. Эти нормативы определяют, что командировки в 2016 году оформляем и оплачиваем по следующему алгоритму:

• Создается приказ в произвольной форме, который содержит цель задания, срок его выполнения, идентификационные данные сотрудника (Ф.И.О.).
• Бухгалтерия выдает аванс.
• Для учета рабочего времени используется стандартный табель.
• По возвращении сотрудник подает в бухгалтерию первичные документы, подтверждающие сделанные траты.
• На основании полученных данных выполняется окончательный расчет (форма АО-1).

Теперь вы знаете, как правильно оформить командировку в 2016 году, но практические вопросы остались. В конце статьи есть ссылка на стандартную форму табеля учета рабочего времени. Там в ячейках, соответствующих определенным датам записывают буквы «К». В бухгалтерии по действующим правилам выполняется выдача аванса и осуществляется окончательный расчет.

Но другие документы, которыми выполнят оформление командировок в 2016 году, не регламентированы четко. Это значит, что приказы будут составляться произвольно, в разных стилях. Такая организация затрудняет чтение, автоматизированную обработку. У проверяющих могут возникнуть дополнительные вопросы, для ответа на которые потребуется предъявление дополнительных документов.

Для чего используют порядок оформления командировки работника по старым правилам

Выше рассмотрено, как оформить командировку в 2016 году. Новый порядок подразумевал облегчение требований. Так оно и произошло. Но надо констатировать, что сложнее стало решать отдельные вопросы учета и отчетности. В частности, контролеру труднее будет разбираться с приказами разных типов. В процессе внутренних проверок появятся подобные проблемы.

Не удивительно, что многие предприятия сохранили оформление командировки по старым правилам. Это не запрещено нормами законодательства. Для применения такой организации работ требуется только соответствующий приказ по предприятию. Так как жесткие ограничения отсутствуют, стало возможным вносить особые изменения в стандартные формы, которые лучше соответствуют нуждам конкретной компании.

Изучим, как создают документы для командировки в 2016 году на основе устаревших, но сохранивших актуальность требований. Начнем с приказа. Для этого раньше использовалась форма Т-9, или Т-9а. Последний вариант применяется, когда выполнять задание будут несколько сотрудников.

Разберемся, как оформить командировку при поступлении заявки на ремонт в сервисное предприятие ООО «Образец». Используем стандартное служебное задание (форма Т-10). Тут есть данные о полученном поручении и результатах ремонтных работ. Если необходимо, можно выяснить, почему была организована поездка сотрудника в г. Тула. Для этого достаточно посмотреть в ячейку «Основание». Там приведена ссылка на служебную записку №24 СО, которая составлена начальником цеха Молотовым И.Т. В ней руководитель просит оформить командировку инженера-электрика Иванова К.С. для ремонта и наладки отопительного оборудования. Здесь же есть место для пометок о выполнении задания.

Старый порядок оформления служебных командировок завершается предоставлением авансового отчета по стандарту АО-1. В нем содержится не только вся финансовая информация, но и ссылки на первичную документацию. В нашем примере расходы подтверждаются чеком ККМ №45263 от 12.08.2016 г.

Оформление заграничных командировок и другие сложные вопросы

Если выполняется местная командировка, оформление ее не вызывает больших затруднений. Сложнее, если запланирована зарубежная поездка. Отметим несколько важных деталей:

• Факт пересечения границы подтверждается служебными отметками в паспорте.
• В странах СНГ, где их не ставят, используют данные проездных документов.
• Компенсация затрат в иностранной валюте, начисление аванса, выполняются в соответствии с нормами федерального законодательства («О валютном регулировании и валютном контроле» №173 Ф3 от 10 декабря 2003 в редакции 2016 г.).
• В ходе загран. командировки оформление проезда рассчитывают раздельно по отечественной и зарубежной территории.
• Учитывается несколько валют, если задания выполняются в разных странах.

Для уточнения данных о том, как правильно оформить командировку за рубеж, используйте текст постановления № 749 и ссылки из него на соответствующие нормы законодательства.

Бланки и примеры оформления документов

Приказ: форма Т-9 (командировка одного сотрудника)

Из данной статьи вы узнаете, как правильно оформить командировку работнику в 2016 году

Приказ о направлении в командировку

Чтобы направить работника в командировку необходимо письменное решение работодателя. На практике такое решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить на унифицированном бланке по форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Либо компания вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом за основу она может взять унифицированный бланк и добавить в него необходимые поля.

В приказе о направлении работника в командировку необходимо указать задание, которое работник должен выполнить в служебной поездке.

Имейте в виду: вместе с приказом можно также оформить командировочное удостоверение. Однако с 8 января 2015 года это не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595).

Образец приказа о направлении работника в служебную командировку

Служебная записка

Ознакомившись с приказом, работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему подотчетный аванс. В ней он указывает предпочтительный способ получения денег, сумму. Если работник просит перечислить ему деньги на банковскую карту, в служебной записке он пишет реквизиты своей банковской карты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Запрашиваемая сумма включает деньги на проезд и согласованные с руководителем «иные расходы». После получения визы руководителя, бухгалтерия выдает (перечисляет) аванс на командировку.

Журнал учета командированных работников

Если есть необходимость, компания не обязана, но вправе вести журнал учета работников, выбывающих в командировки. Если компания использует журнал учета, то в день отъезда сотрудника в командировку в нем делаются соответствующие записи.

Форма журнала учета командированных работников утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Авансовый отчет

После возвращения из командировки работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему документы, подтверждающие понесенные расходы и срок пребывания в командировке.

Что касается документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, то их перечень зависит от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу).

Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году, как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году, а также как произвести оплату командировки 2016.

Из этой статьи вы узнаете:

• как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году;
• как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году;
• как произвести оплату командировки в 2016 году.

Оформление командировок в 2016 году

• служебное задание с указанием цели, места и времени командировки;
• приказ о направлении сотрудника в командировку ;
• командировочное удостоверение для фиксации фактического времени прибытия сотрудника в пункт назначения и выбытия из него.

Каждый шаг командированного фиксировался: по окончании поездки сотрудник в письменном виде отчитывался за выполнение работы и потраченные деньги, составляя минимум два документа - отчет о командировке и авансовый отчет. Отчетность сопровождалась прилагаемыми к ней подтверждающими документами (билетами, чеками и т. д.). Но законодательство об оформлении командировок в 2016 году предполагает немного видоизмененную процедуру.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Служебное задание , в котором фиксировалась цель командировки, тоже переведено в категорию необязательных документов, как и отчет о выполнении задания, который теперь работодатель формально требовать не обязан. Какие же документы по оформлению командировки в 2016 году сохранят актуальность? В первую очередь - приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки.

Что касается отчета о выполнении задания, его можно составлять его в 2016 году необязательно.

Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ).

Приказ на командировку 2016

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Вместе с тем работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о направлении работника в командировку.

Сроки командировки в 2016 году

Что касается подтверждения сроков служебной поездки, то в этом вопросе командировочное удостоверение действительно было лишним документом. Подтвердить сроки командировки в 2016 году помогут проездные документы, предоставленные работником после возвращения (п.7 ).

Проблемы с установлением срока поездки может возникать только при отсутствии проездных документов. Что делать, если документы по каким-то причинам не сохранились или работник использовал для поездки личный транспорт? Ответ на этот вопрос теперь также содержит Положение о служебных командировках.

В 8 августа 2015 года действует правило – в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же отсутствуют и документы на проживание, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке. В этом случае принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Наши эксперты расскажут, во время поездки.

Алгоритм действий при направлении работника в командировку в 2016 году

Итак, направление работника в служебную командировку в 2016 году производится по следующим правилам. Нужно:

1. Издать приказ о направлении работника в командировку.

2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

3. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

4. После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. При отсутствии подтверждающих документов к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку (иной документ) в котором будут содержаться отметки принимающей стороны, подтверждающие срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

5. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Оплата командировок в 2016 году

Возвращаясь к теме оплаты командировок, необходимо отметить, что требование о составлении авансового отчета осталось в стиле - только так бухгалтерия сможет в законном порядке оплатить командировочные расходы. К ним относятся:

• расходы по найму жилья;
• расходы на проезд;
• дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства (так называемые «суточные»);
• иные расходы, согласованные с работодателем или сделанные с его ведома.

Порядок, в котором осуществляется оплата командировок в 2016 году для работников частных компаний и индивидуальных предпринимателей, устанавливается локальным нормативным актом или коллективным договором (ст.167 и 168 ТК РФ). Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлен ни минимальный, ни максимальный порог для возмещения суточных расходов работника, направленного в командировку, работодатель регулирует финансовый вопрос по своему усмотрению. Однако при этом он не должен нарушать прав работника на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и нормы выплаты командировочных для служащих муниципальных и государственных учреждений утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».

Читайте, «командировочные».

Новый стандарт оформления командировок предполагает более лаконичный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать соответствующий приказ (распоряжение). Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия: по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Приказ на командировку – это распорядительный документ, в соответствии с которым работник направляется в командировку. Форма Т-9 предназначена для одного работника, а форма Т-9а – для группы работников.

ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и командировочного удостоверения.

Заполнение формы Т-9

В верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Ниже срок командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

Цель командировки и строка «Основание» заполняются согласно сведениям служебного задания, выданного сотруднику.

Строка «Командировка за счёт средств». Указывается источник финансирования командировки.

Внизу ставятся подписи руководителя организации и командируемого работника.