Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером . Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.

Обязанность ведения журнала ПКО и РКО

Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.

Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.

Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.

В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.

Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.

Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.

Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад - в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.

Унифицированная форма

Унифицированная форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .

Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.

Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.

В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:

• дата и номер документа;
• сумма;
• примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).

Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.

Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.

Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.

Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.

Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или документов (сокращённо ПКО и РКО) необходим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые, согласно закону, обязаны пользоваться кассовыми аппаратами для получения и выдачи денег наличным путём. Этот журнал используют для заполнения таких необходимых данных, как дата и номер приходного или расходного ордера, точная цифра получения в кассу денег либо выдачи из неё наличных средств. Проще говоря, книга регистрации кассовых операций призван упростить ведение и учёт бухгалтерского документооборота. Вычислить конечное сальдо на нужный период юридическому лицу или ИП становится куда проще.

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Правила ведения журнала подразумевают внесение точных записей в поля, заполнение которых обязательно.

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия . Размер его определяет Центробанк - он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Приходный и расходный кассовый ордер: понятие и функции документа

Посредством оформления приходного кассового ордера фиксируется информация о поступивших в кассу деньгах. Каждый новый ордер сначала заносится в журнал кассовых документов (форма № КО-3), а потом передается кассиру. После того как документ составили и зарегистрировали, должна быть проставлена подпись главного бухгалтера либо уполномоченного лица с обязательным указанием его фамилии и инициалов.

Далее ПКО получает кассир, который просматривает верность составления документа, наличие необходимых приложений, а также подлинность подписи уполномоченного лица. В случае выявления ошибки или неточности кассир должен отправить на доработку полученный документ.

Если же соблюдены все правила оформления, последний принимает наличную сумму, а также проставляет свою подпись и инициалы с фамилией. Делать это положено как на самом ордере, так и на прилагающейся к нему квитанции. Кассир обязан проставить на квитанции дату внесения в кассу наличных средств и заверительную печать своей подписи, крайняя часть которой должна «заходить за края» приходного ордера.

Расходный кассовый ордер представляет собой кассовый документ, на основании которого происходит выдача наличных. Этим занимается также отдел бухгалтерии. Оформляется РКО на унифицированном бланке, форма № КО-2. Данный бланк заполняется бухгалтером либо другим уполномоченным лицом.

Составленный по всем правилам РКО также регистрируют в журнале по форме № КО-3. Подписывает данный кассовый документ бухгалтер / уполномоченное лицо, а также руководитель организации. Если на документах, которые прилагаются к расходному ордеру, проставлена резолюция руководителя, дающая разрешение на проведение денежной операции, тогда подпись последнего не требуется.

РКО никогда не подлежит передаче. Он находится в кассе.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Журнал ведётся определенный период, указанный в уставе компании. Каждая страница должна быть прошита, пронумерована, а также содержать печать.

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

1. Конкретное название документа.
2. Название организации.
3. Код по общему классификатору (ОКПО).
4. Период начала и окончания заполнения.
5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа - о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Еще одно важное правило - соблюдение точного нумерованного порядка кассовых документов. Если некий приходный или расходный ордер становится ничтожным, от него следует избавиться. Остальные по порядку ордера необходимо перенумеровать.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные. Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму КО-3. Разберемся, что это за журнал, как его заполнять и какие документы необходимо регистрировать в нем. Скачать бланк журнала форма КО-3 можно ниже.

Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Какие кассовые документы нужно регистрировать в журнале КО-3? Прежде всего это, конечно, приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Образец заполнения приходника представлен в , с расходным ордером можно познакомиться . Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается .

Образец заполнения журнала форма КО-3

Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.

Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.

Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть - для расходных.

Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе , то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

• к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
• помарки и исправления в ордерах не допускаются;
• обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
• обязательная регистрация ордеров в журнале;
• ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Итоги

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.